Word 365: Faxnummernübergabe an OfficeMaster

[hoc]

Serienfaxe können unabhängig von einem installierten OfficeMaster-Client über einen Postscript-Netzwerkdrucker (z.B. HP Laserjet 2300L PS - Microsoft) in Verbindung mit der LPD-Komponente (Line Printer Deamon) über den OfficeMaster-Server direkt verarbeitet werden - siehe dazu auch in unserem Admin-Handbuch (Version 6) Kapitel 5.10ff. Der Unterschied dabei ist, dass der Druckauftrag direkt zu dem OfficeMaster-Server durchgeführt wird und somit entsprechend auch keine gesendete Mail im Outlook generiert wird. Bei Einsatz eines Exchange-Connectors erhält der Absender nach der Verarbeitung eine Rückmeldung per Mail in sein Postfach. Der integrierte Druckbefehl sollte dabei in weißer Schrift auf weißem Hintergrund hinterlegt werden, damit dieser auf der Gegenseite nicht erkennbar ist.

Hallo Markus,

ich setzte hier das Thema aus https://forum.ferrari-electronic.de/...2016-serienfax in Bezug auf Office 365 mit einem eigenen Beitrag fort, weil Microsoft in Word 365 ja mittlerweile die Funktion "Druckerschriftarten verwenden" entfernt hat und somit die Faxnummernübergabe mittels FerrariFax-Schriftart an den FerrariFax-Drucker nicht mehr funktioniert.

Erst mal danke für die bisherigen Ausführungen. Ehrlich gesagt bin ich etwas verwundert, dass man hier so wenig und so selten zu dem Thema liest...

Ich hätte noch folgende Fragen und wäre froh, wenn eine zeitnahe Antwort möglich wäre:

1. Ist LPD aktuell noch der beste Weg um von Office 365 / Word 365 - Einzelfaxen / Serienfaxen die Faxnummer beim Versand vom Client aus gleich mitzugeben? Gibt es weitere Möglichkeiten?
2. Wie muss die Faxnummer im Word-Dokument hinterlegt werden? Über "Einfügen / Text / Schnellbausteine durchsuchen / Feld" und dann ein Print-Feld mit dem Parameter "@@+FAX:069/123456@@" ?
3. Wir aktualisieren später im Jahr den OfficeMaster-Server, aber jetzt wird bereits Office 365 ausgerollt. Ab welcher Version von OfficeMaster Server sollte es über ein eigerichtetes LPD-Gateway funktionieren?

Ich hoffe, meine Fragen sind für Ferrari-electronic-Mitarbeiter einfach und schnell zu beantworten. Gerne können natürlich auch andere Forennutzer Ihre Erfahrungen schreiben.

Gruß Stefan

[Markus Oberthür]

Hallo Stefan,

vielen Dank für Deinen Beitrag. Folgende Infos habe ich für Dich:

1. Auch aktuell ist LPD noch die einfachste Möglichkeit ein Anschreiben mittels Serienbrieffunktion und z.B. einer Exceltabelle (gefüllt mit Kundendaten und Faxadresse) an verschiedene Empfänger gleichzeitig zu versenden. Dabei wird standardmäßig mittels Seriendruckfeldern gearbeitet. Der Faxserver überprüft das Dokument nach Erhalt, auf das enthaltene Kommando: @@+FAX:0123456789@@ und sendet es an die 0123456789.
Druckerschriftarten sind bereits mit Word 2019 nur noch bis zu einem bestimmten Updatestand enthalten gewesen. Dies stellt in der Regel aber kein Problem dar, da der Faxserver mittels installiertem Ghostscript den Befehl aus dem Dokument auch ohne Ferrari-Druckerschriftart erkennen kann. Bewährt hat sich dabei der HP Universal Postscript Driver als Druckertreiber. Von Vorteil ist es ebenfalls, wenn die im Dokument enthaltene Schriftart einer Standard-Schriftart (wie z.B. Courier New oder Arial) in Schriftgröße 10 entspricht.

Es gibt noch weitere Möglichkeiten des automatisierten Versandes z.B. mittels der Dateischnittstelle oder der WebAPI.
Bei der Dateischnittstelle wird der Inhalt einer PDF-Datei an eine Faxnummer gesendet. Die Faxnummer wird dabei entweder aus einer Auftragsdatei (*.job) oder lediglich aus dem Datei- bzw. Ordnernamen herangezogen (z.B. +49123456789.pdf).
Die WebAPI-Komponente steht ab der 8er OM-Suite zur Verfügung und stellt eine API per HTTPS bereit. Mit der Komponente können Fax-Aufträge per REST-API an den Messaging-Server übergeben werden und Status-Nachrichten an eine Response-URI gesandt werden. Damit ist eine Einbindung in vorhandene Software-Anwendungen wie z.B. CRM-Systeme möglich.
Daneben gibt es noch den ePost-Connector und die XRechnung. Diese sind aber relativ speziell (Deutsche Post DHL Group & BUND).

2. Fax-Adresse angeben: Deine Annahme ist korrekt.
Es wird manuell @@+FAX: gefolgt von dem Seriendruckfeld in Form von der Faxnummer und mit @@ abgeschlossen:



3. Das LPD-Gateway ist bereits seit ca. OfficeMaster 2 enthalten und kann einfach zusätzlich eingerichtet werden. Die Konfiguration ist in unserem Handbuch Kapitel 5.10.2 und 5.10.7 beschrieben. Der Link zeigt auf ein älteres Handbuch, da dort noch detailliert die Windows-Druckeranbindung enthalten ist.
Standardmäßig wird bei Office365-Anbindungen unser Hybrid-Connector genutzt. Dies hat den Hintergrund, dass meist ein lokales AD vorhanden ist, welches bereits Faxadressen etc. enthält und weiter genutzt werden kann. Das Problem bei Office365-Anbindungen ist meist die fehlende Verbindung von Office 365 in Richtung des Faxservers, weshalb Kunden mit einer lokalen Exchange-Anbindung in der OM-Suite meist keine Faxe mehr versenden können, nachdem diese in O365 verschoben wurden. Damit diese User weiterhin Faxe per Mail (SMTP) aus dem Outlook versenden können, wird ein O365-Connector (Hybrid oder Native) in der OM-Suite benötigt. Die LPD-Anbindung arbeitet sowohl mit Onpremise- wie auch mit O365-Connectoren gleichermaßen zusammen.
Für die O365-Anbindung würde ich die OM-Suite8 empfehlen, da diese die Graph-Anbindung nutzt. Ältere OM-Suites nutzen Exchange-Web-Services (EWS), welche (Stand: Mai 2023) nach wie vor noch funktionieren.

[hoc]

Hallo Markus,

vielen Dank für die wirklich hervorragend ausführliche Antwort. Ich bin sicher, Sie wird noch vielen anderen weiterhelfen und uns ggf. auch, wenn wir die Serienfaxfunktionalität implementieren.

Da aktuell jedoch einerseits eine schnelle Lösung für Einzelfaxversand benötigt wurde und wir hier selbst keine Ressourcen hatten, die LPD-Schnittstelle einzurichten und demnächst einen neuen OfficeMaster-Server bekommen, habe ich über VBA (natürlich nur für die Desktop-Applikation, aber das ist in unserem Fall ausreichend) einen Workaround implementiert.

Bei Aufruf der Routine bekommt der Anwender den Entwurf eines neuen Outlook-Mails mit der Faxnummer (ausgelesen aus dem Dokument über sFaxnummerHolen() ) bereits im An-Feld und dem Dokument als PDF-Anlage.

Ausserdem steht im Betreff des Mailentwurfs ein Hinweis für den Anwender, dass er das Mail zum Faxen senden muss.

Gehe ich richtig in der Annahme, dass der Faxempfänger den Betreff des E-Mails nie zu sehen bekommt?

'
' faxt ein einzelnes Dokument
'
Sub FaxeDokument()
Dim olApp As Object
Dim myNameSpace As Object
Dim obj_Item As Object
Dim atts As Object

Dim sFaxNr As String
Dim sTempFileName As String

On Error GoTo FaxeDokument_Error

sFaxNr = sFaxNummerHolen()
If sFaxNr <> "" Then
sTempFileName = Environ("TEMP") & "\" & Format(Now, "YYYYMMDDHHmmSS") & ".pdf"

ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
sTempFileName, ExportFormat:= _
wdExportFormatPDF, OpenAfterExport:=False, OptimizeFor:= _
wdExportOptimizeForPrint, Range:=wdExportAllDocument, _
Item:=wdExportDocumentContent, IncludeDocProps:=False, KeepIRM:=True, _
CreateBookmarks:=wdExportCreateNoBookmarks, DocStructureTags:=True, _
BitmapMissingFonts:=True, UseISO19005_1:=False

' create outlook object instance
Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")

Set myNameSpace = olApp.GetNamespace("MAPI")

' create outlook object
Set obj_Item = olApp.CreateItem(0) 'olMailItem

' define outlook object
' mail subject

obj_Item.Subject = "Bitte klicken Sie auf 'Senden' um das Fax an die Faxnummer im An-Feld zu senden."
obj_Item.To = "[FAX:" & sFaxNr & "]"
' mail text
obj_Item.body = Empty
' Anlage
Set atts = obj_Item.Attachments
atts.ADD sTempFileName, 1, 1, "zu versendendes Fax"

obj_Item.Display
End If
FaxeDokument_Exit:
Exit Sub

FaxeDokument_Error:
MsgBox "Fehler " & Err.Number & "beim Initialisieren des Faxvorgangs: " & Err.Description
Resume FaxeDokument_Exit
End Sub

[Markus Oberthür]

Hallo Stefan,

das ist korrekt. Wenn bei dem Kunden kein Deckblatt verwendet wird (Standardfall), so wird der Betreff der Mail bei dem Faxversand nicht übertragen. Der Faxempfänger bekommt standardmäßig nur den Mailanhang und (falls befüllt) den Mailbody angezeigt. Sollte ein Deckblatt (Spezialfall) hinterlegt sein, so kann der Betreff in das Deckblatt integriert werden. Dies muss dann aber manuell in der Konfiguration angepasst werden.

Viele Grüße
Markus

[hoc]

Hallo Markus,

danke für Deine Rückmeldung.

Ein anderes Team hat bei uns jetzt den OfficeMaster-Server bzw. auf Exchange Online aktualisiert und mitgeteilt, dass die Notation "[FAX:089/123456-789]" in Outlook nicht mehr funktioniert.

Das würde meinen obigen Code leider schon wieder veraltet machen. Als Notation soll jetzt nur noch "089/123456-789@fax.XYZ" (wobei XYZ für unsere Domain steht) verwendbar sein.

Die Syntax "[FAX:089/123456-789]" für die Faxnummer in Outlook muss jetzt im o. g. Code also in "089/123456-789@fax.XYZ" geändert werden?

Viele Grüße

Stefan