OfficeMaster 4: Outlook-Sicherheitsmeldungen beim Faxversand

[hoc]

Wir verwenden hier OfficeMaster zusammen mit Outlook 2007 im Mail-Modus unter Windows XP.

Seit dem OfficeMaster 4 Client kommen beim Druck an den FerrariFax-Drucker Sicherheitsmeldungen von Outlook:

Microsoft Office Outlook
Eine Anwendung versucht, Nachrichten in Ihrem Auftrag zu versenden.
Falls dies unerwartet geschieht, klicken Sie auf 'Verweigern'. Überprüfen Sie ausserdem,
ob Sie über die aktuelle Version Ihres Antivirusprogramms
verfügen. (...)

Die Meldung kommt, obwohl Outlook 2007 laut Vertrauensstellungscenter aktuelle Antivirensoftware erkennt. Über Office-Gruppenrichtlinien scheint sich die Meldung auch nicht abschalten zu lassen.

Mit der Registry-Einstellung SimpleMapi=0 wählt der OfficeMaster4-Client eine andere Kommunikationsschnittstelle mit Outlook. Es kommt hier zwar keine Sicherheitsabfrage, jedoch bleiben teilweise leere Mails (nur mit der Faxnummer des Empfängers) im Postausgang oder werden ganz verschluckt. Deshalb ist dies keine Option.

Derzeit setzen wir als Workaround noch einen OfficeMaster Client von vor einigen Jahren ein (Fax-Tray / Version 3.1 / Datum Apr 10 2006) ein. Dieser Client funktioniert bezüglich der genannten Problematiken auch mit Outlook 2007 einwandfrei, spätere Version der OfficeMaster 3-Reihe jedoch nicht mehr (Faxe werden "verschluckt")

Die Hotline konnte uns hier bislang nicht weiterhelfen, das empfohlene "Outlook Advanced Security Tool" für Office Master 4 erfüllt den Zweck nicht. Wir werden demnächst jedoch auf 64 Bit-Windows-7-Clients sowie Server umstellen und würden dann den alten Treiber und somit FerrariFax nicht mehr weiterverwenden können. Manuell die Outlook-Sicherheitsmeldungen wegzuklicken, ist für uns deshalb auch keine Option, weil wir auch mal hunderte oder tausende Faxe per Seriendruck versenden müssen und jedes enthaltene Fax die Sicherheitsmeldung auslöst.

Kennt jemand diese Problematik und hat vielleicht auch eine Lösung?

[Ralf Jänike]

Das diese Meldung nicht bei jedem Faxauftrag erscheint ist ein gutes Zeichen. Das heißt: bei der Mehrzahl der zu versendenden Faxe wird der neu implementierte Versandmechanismus verwendet, welcher von der Outlook-MAPI unabhängig ist.

Das trotzdem noch einige Faxe per MAPI an Outlook übergeben werden liegt wohl daran, dass die Aufträge zu schnell erstellt werden (was bei Serienfax vorkommen kann) und Outlook noch nicht wieder bereit ist einen neuen Auftrag anzunehmen, und ein Fallback auf MAPI vorgenommen wird.

Wir werden daran arbeiten diesen Prozess zu optimieren, so dass MAPI nur noch verwendet wird, wenn die neuen Faxmechanismen in Outlook wirklich nicht verfügbar sind.

Ralf Jänike

[hoc]

Vielen Dank für Ihre Rückantwort.

Die Outlook-Sicherheitsabfrage kommt nicht nur manchmal, sondern für jedes Fax, ausser man aktiviert den Registry-Key SimpleMapi=0.

Mit SimpleMapi=0 scheint OfficeMaster 4 einen Modus zu verwenden, der dem der aktuellsten OfficeMaster 3-Clients ähnelt. Bei allen aktuelleren OfficeMaster 3-Clients hatten wir jedoch das Problem, dass Faxe häufig übersprungen wurden (d.h. gar nicht nach Outlook übergeben wurden).

Nur mit älteren Clients der 3er-Reihe ging die Übergabe an Outlook bei Serienfaxen problemlos. Ich würde Ihnen gerne die genaue Version dieses OfficeMaster3-Clients mitteilen, den wir heute noch erfolgreich im Einsatz haben. Das Fax-Tray zeigt als Info "Version 3.1 / Datum Apr 10 2006". Ist dies die vollständige Versionsinformation?

Sie schreiben noch, dass es in OfficeMaster 4 einen neuen Versandmechanismus gibt, der komplett von MAPI unabhängig ist. Falls dieser Mechanismus gar keine Outlook-Sicherheitsmeldungen bringen dürfte - wie kann ich überprüfen, ob dieser Mechanismus am Client überhaupt verfügbar ist?

Oder gibt es eine Möglichkeit, den MAPI-Modus völlig zu deaktivieren (kein Fallback auf MAPI)? Dann wüsste man immer sicher, dass der Versand eindeutig und ausschliesslich über den neuen Mechanismus erfolgt.

[Ralf Jänike]

Die Outlook-Sicherheitsabfrage kommt nicht nur manchmal, sondern für jedes Fax, ausser man aktiviert den Registry-Key SimpleMapi=0.

da hab ich wohl etwas zuviel in die Fragestellung hineininteprätiert

Mit SimpleMapi=0 scheint OfficeMaster 4 einen Modus zu verwenden, der dem der aktuellsten OfficeMaster 3-Clients ähnelt. Bei allen aktuelleren OfficeMaster 3-Clients hatten wir jedoch das Problem, dass Faxe häufig übersprungen wurden (d.h. gar nicht nach Outlook übergeben wurden).

Nur mit älteren Clients der 3er-Reihe ging die Übergabe an Outlook bei Serienfaxen problemlos. Ich würde Ihnen gerne die genaue Version dieses OfficeMaster3-Clients mitteilen, den wir heute noch erfolgreich im Einsatz haben. Das Fax-Tray zeigt als Info "Version 3.1 / Datum Apr 10 2006". Ist dies die vollständige Versionsinformation?

Die heraustechensten Merkmale des OfficeMaster 4 Arbeitsplatzes sind die neuen Anwendungen für Fax, und zwar: OfficeMaster Flex (ersetzt den Fax-Tray (kleines rosa F)) und das OfficeMaster Flex Addin für Outlook 2003-2010 (32bit/64bit) (umgeht u.a. MAPI). OfficeMaster 4 Arbeitsplatz ist kompatibel zu älteren OfficeMaster Messaging Server Versionen und enthält daher auch ältere Arbeitsplatz Komponenten (z.B. fftray 3.1.0.2).

Vollständige Versionsinformation über installierte Software bietet das Systemsteuerungsmodul "Software".

Oder gibt es eine Möglichkeit, den MAPI-Modus völlig zu deaktivieren (kein Fallback auf MAPI)? Dann wüsste man immer sicher, dass der Versand eindeutig und ausschliesslich über den neuen Mechanismus erfolgt.

Dafür ist sicherzustellen, dass OfficeMaster 4 Arbeitsplatz tätsächlich erfolgreich installiert wurde. Sollte dies noch nicht der Fall sein, währe es nachzuholen (CTI und Voice abwählen, Fax via Flex wählen, Outlook Addins für 2003 oder höher wählen, klassische Addins abwählen).

Nach der Installation von OfficeMaster 4 Arbeitsplatz erscheint im Outlook 2003/2007 eine neue Werkzeugleiste OfficeMaster Flex, bei Outlook 2010 eine neue Gruppe in der Multifunktionsleiste. Des Weiteren wird OfficeMaster Flex automatisch beim Systemstart bzw. Outlook-Start ausgeführt, so dass die Verbindung zwischen Druckertreiber und Outlook hergestellt werden kann.

Ralf Jänike

[hoc]

Vielen Dank für Ihre wertvolle Unterstützung. Ich werde ebenfalls möglichst genau auf Ihre Antworten eingehen.

OfficeMaster 4 Arbeitsplatz ist kompatibel zu älteren OfficeMaster Messaging Server Versionen und enthält daher auch ältere Arbeitsplatz Komponenten (z.B. fftray 3.1.0.2).

Der Test mit dem OfficeMaster-4.001.0000-Client findet zusammen mit einem OfficeMaster-3.1.400-Messaging Server statt.
Müsste der neue Versandmechanismus ohne MAPI auch in dieser Kombination funktionieren?

Vollständige Versionsinformation über installierte Software bietet das Systemsteuerungsmodul "Software".

Der problemlos funktionierende, ältere OfficeMaster3-Client hat demnach die Version 3.00.0005,
ausserdem findet sich in der Systemsteuerung ein "Windows-Treiberpaket Ferrari electronic AG Printer (12/12/2003)"

Dafür ist sicherzustellen, dass OfficeMaster 4 Arbeitsplatz tätsächlich erfolgreich installiert wurde. Sollte dies noch nicht der Fall sein, währe es nachzuholen (CTI und Voice abwählen, Fax via Flex wählen, Outlook Addins für 2003 oder höher wählen, klassische Addins abwählen).

Dies ist exakt die verwendete Installationskonfiguration (natürlich plus ferrariFax32 Windowsdruckertreiber)

Nach der Installation von OfficeMaster 4 Arbeitsplatz erscheint im Outlook 2003/2007 eine neue Werkzeugleiste OfficeMaster Flex, bei Outlook 2010 eine neue Gruppe in der Multifunktionsleiste.

Diese Werkzeugleiste finde ich in Outlook 2007 nicht, auch nicht unter Ansicht/Symbolleisten.

Der einzige Hinweis auf ferrariFax, den ich in Outlook 2007 finden konnte,
ist unter Extras/Vertrauensstellungscenter/Add Ins/Gehe Zu/Exchange Client-Erweiterungen,
hier ist "ferrariFAX Extensions" gelistet.

Bei "deaktivierte Elemente" findet sich kein Eintrag.

Des Weiteren wird OfficeMaster Flex automatisch beim Systemstart bzw. Outlook-Start ausgeführt, ...

Ja, beim Systemstart.

...so dass die Verbindung zwischen Druckertreiber und Outlook hergestellt werden kann.

Vermutlich findet dann also wegen der fehlenden Symbolleiste ein Fallback auf MAPI statt?

Eine Reparaturinstallation inklusive Neustart hat die Symbolleiste übrigens nicht zum Vorschein gebracht.

Wissen Sie dazu einen weiteren Lösungsansatz oder etwas, das ich noch überprüfen kann?

[Ralf Jänike]

Der Test mit dem OfficeMaster-4.001.0000-Client findet zusammen mit einem OfficeMaster-3.1.400-Messaging Server statt.
Müsste der neue Versandmechanismus ohne MAPI auch in dieser Kombination funktionieren?

ja

Diese Werkzeugleiste finde ich in Outlook 2007 nicht, auch nicht unter Ansicht/Symbolleisten.
Der einzige Hinweis auf ferrariFax, den ich in Outlook 2007 finden konnte,
ist unter Extras/Vertrauensstellungscenter/Add Ins/Gehe Zu/Exchange Client-Erweiterungen,
hier ist "ferrariFAX Extensions" gelistet.
Bei "deaktivierte Elemente" findet sich kein Eintrag.

Vermutlich findet dann also wegen der fehlenden Symbolleiste ein Fallback auf MAPI statt?

Wissen Sie dazu einen weiteren Lösungsansatz oder etwas, das ich noch überprüfen kann?

Diese Beschreibung lässt mich zu der Schlussfolgerung kommen, dass das Addin für Outlook entweder nicht installiert wurde, oder nicht geladen wird.
Aufgrund anderer Hotline-Anfragen haben wir den Installations-Prozess erneut optimiert (ist noch nicht veröffentlicht), sodass bei Neuinstallationen sichergestellt ist, dass die Outlook-Addins und benötigten Vorraussetzungen erfolgreich installiert werden.

Um das Problem auf dem von Ihnen schon installierten Computer zu behben sind folgende Schritte notwendig:

1. Outlook 2007 beenden
2. Sicherstellen das VSTO 4 installiert ist
3. Sichstellen dass die Dateien des Outllok Addins installiert wurden (%programfiles%\ffums\omflex\flexoutl12)
4. folgende Einträge in Registry importieren (ggf. Programmpfade und Wow6432Node anpassen)
   

   Windows Registry Editor Version 5.00
   [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12]
   "Count"=dword:00000001
   [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE]
   [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software]
   [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft]
   [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft\Office]
   [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft\Office\Outlook]
   [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft\Office\Outlook\Addins]
   [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft\Office\Outlook\Addins\fomflexoutl12]
   "Description"="OfficeMaster Flex Addin in Outlook 12"
   "FriendlyName"="OfficeMaster Flex"
   "LoadBehavior"=dword:00000003
   "Manifest"="C:\\Program Files (x86)\\FFUMS\\omflex\\flexoutl12\\fomflexoutl12.vsto|vstolocal"
   [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft\VSTO]
   [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft\VSTO\Security]
   [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft\VSTO\Security\Inclusion]
   [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft\VSTO\Security\Inclusion\5aedc27c-bb42-432c-97a0-45077a29c6c9]
   "Url"="file:///C:\\Program Files (x86)\\FFUMS\\omflex\\flexoutl12\\fomflexoutl12.vsto"
   "PublicKey"="<RSAKeyValue><Modulus>ve4vSN2mUf0kYOOMu0T11DWXpVDFPxV6K1zEK841yPbl+TOunUJIZmLQCckV3KTQI8/hbnWUTxXK3sm3ZG36GSr0fEKT6qFv7h4uoUR7eK5FbGBTZDTvsfxjdS2DlJwq0IkOGJnyza5dCqxhe3X6//++Eil4VyBpw570W/Kgd1c=</Modulus><Exponent>AQAB</Exponent></RSAKeyValue>"

5. Outlook 2007 neu starten
6. OfficeMaster Flex Werkzeugleiste sollte in Outlook 2007 erscheinen (OfficeMaster Flex ist in Outlook Vertrauenstellungscenter - Addins zu finden)

Ralf Jänike

[hoc]

Vielen Dank - mit Ihrer Hilfe ließ sich das OfficeMaster-Addin aktivieren.

Folgenden Registry-Ergänzungen haben die Office Master-Symbolleiste
unter Windows XP in Outlook 2007 eingeblendet,
so dass offensichtlich auch das OfficeMaster Add-In eingebunden wurde:

Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12]
"Count"=dword:00000001
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE]
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software]
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft]
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft\Office]
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft\Office\Outlook]
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft\Office\Outlook\Addins]
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft\Office\Outlook\Addins\fomflexoutl12]
"Description"="OfficeMaster Flex Addin in Outlook 12"
"FriendlyName"="OfficeMaster Flex"
"LoadBehavior"=dword:00000003
"Manifest"="C:\\Programme\\FFUMS\\omflex\\flexoutl12\\fomflexoutl12.vsto|vstolocal"
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft\VSTO]
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft\VSTO\Security]
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft\VSTO\Security\Inclusion]
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\12.0\User Settings\fomflexoutl12\CREATE\Software\Microsoft\VSTO\Security\Inclusion\5aedc27c-bb42-432c-97a0-45077a29c6c9]
"Url"="file:///C:\\Programme\\FFUMS\\omflex\\flexoutl12\\fomflexoutl12.vsto"
"PublicKey"="<RSAKeyValue><Modulus>ve4vSN2mUf0kYOOMu0T11DWXpVDFPxV6K1zEK841yPbl+TOunUJIZmLQCckV3KTQI8/hbnWUTxXK3sm3ZG36GSr0fEKT6qFv7h4uoUR7eK5FbGBTZDTvsfxjdS2DlJwq0IkOGJnyza5dCqxhe3X6//++Eil4VyBpw570W/Kgd1c=</Modulus><Exponent>AQAB</Exponent></RSAKeyValue>"

Anschliessend waren Tests mit kleineren Serienfaxumfängen (4 Dokumente) erfolgreich.

Erst bei einem Test mit 25 Dokumenten kam beim ersten Dokument die bekannte Outlook-Sicherheitsabfrage (diese habe ich verweigert), die übrigen 24 Faxe wurden ohne Sicherheitsabfragen an Outlook übergeben.

Outlook war bei den Tests jeweils geschlossen und wurde durch den Druckvorgang aus Word 2007 an den ferrariFax-Drucker geöffnet.

War das OfficeMaster-Addin evtl. beim ersten der 25 Serienfaxe noch nicht geladen und lässt sich das noch verbessern?

Wenn möglich wäre noch ein schnelleres Laden von OfficeMaster-Flex beim Systemstart wünschenswert,
ebenso wie ein schnelleres Starten von Outlook 2007 bei eingebundenem OfficeMaster-Addin.

[Ralf Jänike]

Vielen Dank - mit Ihrer Hilfe ließ sich das OfficeMaster-Addin aktivieren.

Anschliessend waren Tests mit kleineren Serienfaxumfängen (4 Dokumente) erfolgreich.

Erst bei einem Test mit 25 Dokumenten kam beim ersten Dokument die bekannte Outlook-Sicherheitsabfrage (diese habe ich verweigert), die übrigen 24 Faxe wurden ohne Sicherheitsabfragen an Outlook übergeben.

Outlook war bei den Tests jeweils geschlossen und wurde durch den Druckvorgang aus Word 2007 an den ferrariFax-Drucker geöffnet.

War das OfficeMaster-Addin evtl. beim ersten der 25 Serienfaxe noch nicht geladen und lässt sich das noch verbessern?

Ja, wenn Outlook beim Druck auf ferrariFAX Drucker nicht gestartet ist, aber die Faxe versenden soll, dann wird versucht Outlook automatisch zu starten. Da dies auf jedem Computer unterschiedlich lang dauert wurden entsprechende Mechanismen beim Drucken implementiert, welche dafür sorgen, dass ein Fallback auf die alt hergebrachte MAPI-Versandmethode erfolgt (deshalb Sicherheitswarnung).
Es lässt sich beschleunigen und sicherstellen dass keine Sicherheitswarnung kommt, indem vom Anwender sichergestellt wird, dass Outlook gestartet ist (und Ofma-Flex Addin geladen ist), BEVOR auf ferrariFAX-Drucker gedruckt wird

Ralf Jänike

[hoc]

Ja, wenn Outlook beim Druck auf ferrariFAX Drucker nicht gestartet ist, aber die Faxe versenden soll, dann wird versucht Outlook automatisch zu starten. Da dies auf jedem Computer unterschiedlich lang dauert wurden entsprechende Mechanismen beim Drucken implementiert, welche dafür sorgen, dass ein Fallback auf die alt hergebrachte MAPI-Versandmethode erfolgt (deshalb Sicherheitswarnung).

Danke für die Erklärung.

Allerdings führt ein Fallback manchmal zu recht schwer test- und reproduzierbaren Ergebnissen,
z.B. wenn ein Verhalten wie die Outlooksicherheitsabfrage nur in der Fallback-Situation auftritt.

Wäre es daher möglich mit einer Registry-Option zu spezifizieren, wieviele Sekunden versucht wird beim Drucken auf den ferrariFAX Drucker eine Verbindung zum Outlook-Addin herzustellen, bevor ein Fallback auf die MAPI-Methode erfolgt?

[hoc]

Update für den neuen OfficeMaster Client 4.0.2
mit Windows XP 32 Bit / Outlook 2007 -
der Druck auf den ferrariFax-Drucker erfolgte
in diesem Test ebenfalls bei geschlossenem Outlook 2007:

1. Der Fallback auf MAPI erfolgt auch mit 4.0.2 zu schnell,
   was zu der Sicherheitsabfrage führt.
   Beim Fallback selbst irritierend ist, dass die Sicherheitsabfrage
   erst mal nur minimiert blinkend in der Taskleiste auftaucht.
   
   
2. Die Registry-Settings zur Einbindung des Outlook-Addins
   müssen auch in dieser Version manuell gesetzt werden.
   
   Vielleicht ist das notwendig, wenn bei der Installation
   ausgewählt wird "für jeden Benutzer des PCs" ?

[toro]

Add-In ist inaktiv

Ich habe den OfficeMaster-Client 4.0.2 installiert und dann die oben beschriebenen Reg-Einträge gesetzt.
Das Office Master Flex Add-In wird dadurch zwar installiert, ist aber inaktiv. Es lässt sich auch nicht manuell aktivieren.
Was muss ich tun, damit das Add-in aktiv wird?

Gruß

toro

[Ralf Jänike]

ggf. sind nicht alle Vorraussetzungen zum Laden des Addins erfüllt...speziell (vgl. hier):

1. VSTO 4
2. .NET 4

Doppelklick auf die VSTO Datei im Installationsverzeichnis fördert ggf. auch entsprechende Fehlermeldungen zu tage, die zur Analyse hilfreich sind

ciao Ralf

[toro]

Hallo Ralph,

danke für den Tip.
Es hat eine von den vielen Voraussetzungen gefehlt

Jetzt funktioniert es

Gruß
thomas